Hay 7 factores críticos para avanzar con seguridad:

1. Voluntad

Siempre es posible mejorar” es una verdad absoluta.
Debemos partir asumiendo que esto es así, que es posible mejorar, y que en esa mejora alcanzaremos resultados ventajosos para todos. (Exceptuando nuestra competencia en caso de que exista)

Si estamos anclados en:
“Siempre lo hemos hecho así…”
“Más vale malo conocido…”
entonces mejor no seguir adelante.

Como habitualmente sí existe competencia y tiene nuestras mismas inquietudes resulta que la mejora no es una alternativa a la inactividad, sino una alternativa a la decadencia. Es decir, sólo hay dos caminos: mejorar o empeorar.

Así que debemos concluir: “Sólo es posible mejorar si se vive en continua mejora”
Pero no nos agobiemos, esta frase encierra simplemente una actitud, una forma alternativa de vivir nuestro trabajo de manera más satisfactoria.

Ahora nos encontramos con el ánimo de emprender la marcha, pero no lo intentemos sin antes saber:

  1. cuál es nuestro punto de partida (origen)
  2. a dónde queremos ir (cuál es nuestra visión de futuro)

2. Origen

¿Cuál es nuestro punto de partida?

“Conócete a ti mismo” decían nuestros más lejanos antepasados, esto es: exploremos nuestra realidad interior, destapemos nuestros mayores defectos, nuestro miedo, inseguridad, ignorancia…Una vez que salen a la luz se presenta la oportunidad de mejorar.

El caso de las organizaciones no es muy distinto de las personas, están llenos de defectos ocultos, a veces deliberadamente ignorados y otras veces completamente desconocidos.
Una buena forma de conocer mejor cuál es la situación de partida es aplicar el Trazado de la Cadena de Valor (Value Stream Mapping).

3. Visión

¿A dónde queremos ir?

Existe un concepto ideal de organización que funciona según los principios del Lean Manufacturing, que opera JIT. Es importante empezar entendiendo sus ventajas y ver de qué forma se ajusta a nuestro objetivo.
En cualquier caso, como se trata de un viaje por etapas, esta mirada al futuro será preciso llevarla a cabo con cierta frecuencia.
La herramienta para definir la organización que queremos llegar a ser es la misma que usamos para conocer nuestro punto de partida, sólo que en este caso se suele denominar Diseño del Cadena de Valor (Value Stream Design).

4. Trayecto

Observemos ahora de manera conjunta nuestra situación de partida y nuestro destino ideal, aquello que los diferencia son nuestras acciones necesarias, que tendrán asociadas unos objetivos concretos. Ya tenemos por tanto la información básica para elaborar nuestro plan de viaje, nuestra planificación.

Durante el trayecto debemos asegurar que vamos por el camino que nos hemos marcado, la forma de hacerlo es mediante los indicadores.

Tengamos en cuenta en cualquier caso que las organizaciones y su entorno viven en constante cambio. Esto es como tratar de alcanzar el polo norte; nos encontramos sobre bloques de hielo a la deriva, por lo que tendremos que revisar el trayecto con cierta frecuencia para asegurar que vamos por el camino correcto. Una recomendación puede ser dedicar todos los años un tiempo suficiente al análisis de la situación actual, redefinir la visión y crear una planificación general con carácter anual.

5. Compromiso

En este trayecto no basta con la colaboración; pueden ser necesarias decisiones que sacrifiquen los resultados a corto plazo, y eso puede doler, pero podemos confiar que el proceso adecuado dará a la larga los resultados adecuados.

El compromiso más importante es el de quienes toman las decisiones, el compromiso de los máximos responsables.

 

6. Formación

Mejorar es cambiar, y nada cambia si no cambian las personas. Es preciso formar a todo el personal y darles la oportunidad de participar y vivir experiencias asociadas al Lean Manufacturing que les proporcionen una forma alternativa de ver las cosas.

7. Acción

Meditemos nuestras acciones con tranquilidad. Evitemos las huidas hacia adelante. Reconozcamos en cada momento cuál es nuestra situación. Pero una vez decidamos qué hacer actuemos inmediatamente y con seguridad. La acción nos dará además información que jamás veríamos en el análisis, así que si sabemos que una acción nos ayudará a mejorar, aunque no sea perfecta, llevémosla a cabo sin dudar.

Algunas ideas elementales sobre el trayecto:

No hay un trayecto “estándar”, pero 5S suele ser un comienzo acertado. Es una herramienta sencilla. Su implantación es fundamental para tener éxito en otras acciones de mejora. Supone un cambio de hábitos y da lugar a mejoras visibles para todos.
Hay quien dice que si se consigue implantar 5S con éxito, es posible tener éxito con cualquier otra disciplina del Lean Manufacturing.
Y hay también quien no se complica la vida y no va más allá del 5S (o del TPM en otros casos); esto es absolutamente respetable.

Respetemos un orden en la eliminación de “desperdicio”:

  1. MURA (falta de uniformidad)
  2. MURI (sobrecarga)
  3. MUDA (inútil, despilfarro)

Pretendemos reducir los inventarios al mínimo indispensable, así que procuremos no necesitarlos aumentando la fiabilidad de nuestros medios de producción; TPM puede ayudar.

Procuremos un Trabajo Estandarizado.
Creemos flujos continuos (en la medida de lo posible, acoplando operaciones).
Trabajemos en Pull (Tracción).
Promovamos la mejora continua.

Todo esto encierra un largo camino de pequeños éxitos y continuo aprendizaje