A continuación se dan unas nociones imprescindibles sobre la metodología 5S.

¿para qué sirve?

Transforma físicamente un área de trabajo para una mayor comodidad, eficiencia y seguridad.

(pero además contribuye al cambio de hábitos de las personas para mantener la situación mejorada)

¿Cómo funciona?

Sigue 5 pasos:

  1. SEPARAR
  2. ORDENAR
  3. LIMPIAR
  4. ESTANDARIZAR
  5. SOSTENER

Etapas de cada paso de 5S:

1º Entender qué se pretende conseguir (formar al personal y asegurar que saben qué hacer y por qué)
2º Identificar necesidades (en el área)
3º Preparar los medios necesarios
4º Ejecutar las acciones correspondientes (las personas del área son quienes deben finalmente decidir y actuar)
5º Documentar (situación previa, situación posterior, acciones pendientes)
6º Seguir (posteriormente, realizar seguimiento de las acciones pendientes)

1- SEPARAR (en japonés: Seiri)

Acción: Retirar del área todo lo innecesario
Consigna: “si no sabes si lo necesitas, no lo necesitas”

Primero definimos para qué funciones existe el área (almacenar, mecanizar, ensamblar, procesar documentación, enseñar, cocinar…). La transformación del área debe contribuir a facilitar su función.
Separamos elementos innecesarios y necesarios (incluida documentación)
Los elementos innecesarios saldrán del área con destino: basura, chatarra, reciclables u otras áreas donde sean necesarios (lo que no pueda trasladarse de inmediato se etiqueta para ser procesado posteriormente)
No tires indiscriminadamente a la basura, si hay duda pregunta y si se puede recicla.

Los elementos necesarios permanecerán en el área clasificados según su frecuencia de uso. Es momento también para reparar o sustituir lo que esté en mal estado (si no puede hacerse de inmediato se etiqueta para ser reparado o sustituido posteriormente)

Finalizaremos esta fase con:

El área despejada de elementos innecesarios
Elementos necesarios clasificados según frecuencia de uso
Y en algunos casos quedarán tareas que no puedan hacerse de inmediato:

Lista de elementos innecesarios pendientes de comprobar, trasladar, reciclar…
Lista de elementos necesarios pendientes de reparar o sustituir

2- ORDENAR (en japonés: Seriton)

Acción: Colocar cada cosa en el lugar donde se necesita
Consigna: “Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio”

Ahora debemos considerar en qué lugar utilizamos esos elementos necesarios.
Los reubicamos según frecuencia de uso y limitaciones en su manipulación:

Para alta frecuencia de uso: cinturón portaherramientas, estante, cajón, gancho…(al alcance de la mano con mínimo esfuerzo)
Para baja frecuencia de uso: armario, cajón alejado… (donde menos estorbe)


Creamos un vínculo entre el elemento y su ubicación. Normalmente identificando su ubicación mediante rotulado, etiquetas, fotos, siluetas, colores, números, referencias, etc.

A veces este vínculo se consigue identificando el propio elemento.

Elementos ajenos al trabajo (botella de agua, bocadillo…) no son por ello innecesarios, pero no pueden estar en cualquier lado, requieren una ubicación.

Finalizaremos esta fase con:

El área con todos sus elementos necesarios ubicados en el lugar que claramente les corresponde, que es donde es más fácil encontrarlos y manejarlos.

3- LIMPIAR (en japonés: Seiso)

Acción: Limpiar y eliminar las fuentes de suciedad
Consigna: “la mejor limpieza es no ensuciar” (corrijamos aquello que ensucia)

Realizando una limpieza integral descubrimos el verdadero estado de nuestros medios, y podemos actuar previendo futuros problemas:
Aparte de limpiar en profundidad se van corrigiendo:

Fuentes de suciedad (fugas, grietas, etc.)
Averías
Equipos defectuosos
(En caso de no poder corregirlas se identifican (etiqueta) y registran para resolverlas lo antes posible)
El nivel de limpieza a exigir en adelante será aquel que no esconda los problemas y garantice seguridad. Para esto se provee al área de los medios necesarios.

Finalizaremos esta fase con:
El área limpia.
Fuentes de suciedad, averías y equipos defectuosos corregidos o identificados para se corregidos (si no puede hacerse de inmediato)
Definido el nivel de limpieza exigible, así como con qué frecuencia o en qué circunstancias se limpia, quién y con qué medios.

 

4- ESTANDARIZAR (en japonés: Seiketsu)

Acción: Crear formas de reconocer si el estado del puesto de trabajo es el adecuado.
Consigna: “Reconocer de un vistazo lo incorrecto y cómo corregirlo”

Para reconocer de un vistazo lo incorrecto creamos medios para controlar visualmente:

si tenemos todo lo que necesitamos y en la cantidad justa (identificación de cantidad mínima y máxima, cajones transparentes…)
si las máquinas funcionan dentro de las condiciones óptimas (marcas en medidores, niveles…)

Para corregir lo incorrecto creamos sistemas o instrucciones para:

devolver las cosas a su sitio y reponer lo que necesitamos.
devolver las máquinas a sus condiciones óptimas.
Cuantas menos instrucciones sean necesarias mejor.
Cuanto más simple y cerca del punto de acción mejor.

5- SOSTENER (en japonés: Shitsuke)

Acción: Cambiar los hábitos de orden y limpieza realizando un seguimiento de lo conseguido, corrigiendo y no conformándonos.
Consigna: “Respetar el orden y la limpieza es respetar a los demás usuarios”

Definir un indicador del nivel 5S conseguido. Por ejemplo:
Máxima puntuación en SEPARAR: No hay ningún elemento innecesario en el área. Si un elemento necesario es defectuoso se repara o sustituye de inmediato.
Máxima puntuación en ORDENAR: Está claro cuál es el sitio de cada cosa y cada cosa está en su sitio.
Máxima puntuación en LIMPIAR: El área está en el nivel de limpieza exigido. Está claro quién limpia qué, cuándo y con qué medios y además se respeta.
Máxima puntuación en ESTANDARIZAR: Las cantidades y condiciones de funcionamiento están claras y se respetan.
Máxima puntuación en SOSTENER: Se realiza un seguimiento de lo conseguido y existe una actitud de seguir mejorando.
Por ejemplo, si la mínima puntuación en cada uno es 0 y la máxima 1, la puntuación total sería la suma:
Máxima puntuación 5S: 5 puntos

Nuestro objetivo puede ser menor de 5.
Nuestro objetivo debe ser factible y permitirnos alcanzar el nivel de comodidad, eficiencia y seguridad que perseguimos.

Cualquier desviación del objetivo debe ser corregida de inmediato.

Inicialmente es preciso comprobar el nivel 5S alcanzado con mucha frecuencia (al menos semanalmente)
Una vez se vayan afianzando los nuevos hábitos será menos necesario el control y podremos reducir la frecuencia.

Si no aplicamos el paso SOSTENER, los resultados no se sostendrán y con el tiempo volveremos a la situación de partida (habremos perdido el tiempo)
Si el paso SOSTENER se aplica correctamente, será difícil imaginar que la situación inicial realmente existió.