El despilfarro (MUDA) que se conoce como “creatividad desaprovechada” se refiere a la infrautilización de las personas.
La forma de evitarlo es mediante el respeto, en el sentido de apreciar sus aportaciones y mostrar ese aprecio con el apoyo necesario para hacer realidad las buenas ideas.

Los sistemas de sugerencias pretenden fomentar y dar curso a esas ideas, aprovechando así todo el potencial del personal y aumentando su motivación.

Un sistema de sugerencias debe incluir:

  1. Organización (responsables, equipos de evaluación…)
  2. Objetivos
  3. Compromiso de los máximos responsables (garantía de apoyo)
  4. Definición de sugerencia
  5. Diseño de hoja de sugerencias
  6. Proceso de presentación de sugerencias
  7. Proceso de presentación y ejecución de sugerencias
  8. Proceso de implantación de sugerencias
  9. Sistema de comunicación (tablones, correos…)
  10. Reconocimientos
  11. Plan de lanzamiento

Asimismo hay algunos factores clave para el éxito, que detallamos más adelante.

1. Organización

El sistema debe tener una cabeza visible que realice un seguimiento continuo y sea capaz de resolver conflictos. El “coordinador del sistema de sugerencias” debe contar con el apoyo de la Dirección y tener recursos suficientes (especialmente tiempo) para la tarea.

En ocasiones se crea un “comité de sugerencias” que se encarga de la gestión del sistema. Esto puede funcionar siempre y cuando su funcionamiento sea disciplinado y el sistema de sugerencias sea claramente responsabilidad de los miembros del equipo.

2. Objetivos

El objetivo general debe ser mejorar la competitividad de la compañía aprovechando el conocimiento y la implicación de todos sus empleados.

Debemos no obstante contar con objetivos cuantitativos, para lo cual se deben considerar indicadores tales como:

– Número de ideas por empleado y año
– Grado de implantación de las ideas (sug.implantadas/sug.registradas)%
– Ahorro anual generado por las ideas implantadas

3. Compromiso de los máximos responsables (garantía de apoyo)

Los máximos responsables de la organización deben jugar un papel importante en la definición del sistema, de modo que se más fácil contar con ellos a la hora de asegurar su cumplimiento.

Por otra parte, también deben estar implicados en los reconocimientos.

4. Definición de sugerencia

Puede haber varias definiciones posibles, si bien ésta debe evitar que quejas o propuestas faltas de creatividad se traten como ideas creativas, ya que esto puede desanimar a aquellos que usan el sistema con propiedad y puede animar a otros a abusar de él.

Un ejemplo de definición de sugerencia podría ser:

“Idea creativa claramente descrita que tiene como objetivo mejorar las condiciones actuales, que supone una ventaja económica y que no forma parte de las funciones del puesto de su autor.”

En otros idiomas, se tiende a utilizar el concepto de “idea” en lugar de “sugerencia”. En español, la palabra “sugerencia” se asocia con facilidad a este tipo de sistemas, por lo cual puede ser oportuna, aunque tiene el inconveniente de describir de manera insuficiente qué se espera del sugerente, que realmente es una idea.

Entre los posibles temas sobre los que puede tratar una sugerencia tenemos:

Reducción de Inventarios en planta (WIP)
Reducción de Inventarios en almacén
Mejora de Diseño
Mejora Distribución en planta
Compras
Reducción de Chatarras
Reducción o simplificación de Reprocesos
Modificaciones de programa de máquinas
Modificaciones mecánicas de máquinas
Modificaciones del método de trabajo / preparaciones
Reducción de tiempos de ciclo
Ahorro de energía
Incremento de Productividad
Reducción de transportes o desplazamientos
Simplificación de manipulación de útiles o piezas
Mejora de uso de herramientas
Visualización
Eliminación de tiempos de espera
Mejora de Orden y Limpieza
TPM
Mantenimiento preventivo
Calidad
Simplificación de procesos administrativos
Eliminación de reprocesos y documentación duplicada
Identificación y comunicación de riesgos / Ergonomía
Medio Ambiente
Mejora de herramientas

5. Diseño de la hoja de sugerencias

Una hoja de sugerencias debe invitar a escribir sobre ella. Debe ser simple.

A veces, el afán por recabar datos que permitan un registro eficiente hace que haya que rellenar innumerables datos; el límite depende de nosotros.

En primer lugar, es posible que nos convenga distinguir entre:

Datos a rellenar por el sugerente
Datos a rellenar por el responsable directo
Datos a rellenar por los administradores del sistema (coordinador del sistema, Recursos Humanos, etc.)

¿Qué puede llegar a incluir una Hoja de Sugerencias?
Enumeramos a continuación posibles apartados a rellenar por el sugerente.

(Advirtiendo que muchos de ellos serían innecesarios, y en algunos casos hasta poco convenientes según dónde y cómo se apliquen)

1- Nombre del autor
(Necesario para la implantación y reconocimiento)
IMPRESCINDIBLE. Una sugerencia no debe ser anónima.

2- Código de identificación del autor
(Facilita el reconocimiento)

3- Descripción del puesto del autor / turno / categoría / mano de obra directa-indirecta / Departamento
(Necesario conocer el área para saber si es una propuesta sobre su área o sobre un área ajena)

4- Dirección privada del autor
(Normalmente ya está disponible en el Departamento de Personal caso de ser necesaria)

5- Firma del autor declarando que la idea es propiedad de la empresa
(No siempre es necesario)

6- Título o Resumen de la sugerencia
(La descripción debe bastar)

7 – Descripción de la situación actual o problema
IMPRESCINDIBLE

8- Descripción de la idea o solución
IMPRESCINDIBLE

9- Área implicada

10- Producto implicado

11- Acciones y Responsables asociados
(Simplificaría la canalización de la sugerencia conocer a qué área corresponde decidir sobre la implantación y coordinarla)

12- Fecha

Enumeramos a continuación posibles apartados a rellenar por el responsable directo.

1- Nombre del responsable directo
(El responsable directo debe filtrar la sugerencia para hacer las correcciones oportunas en el caso de que no se trate realmente de una sugerencia o no esté suficientemente clara)

2- Recomendaciones/Comentarios del responsable directo

Posibles apartados a rellenar por el coordinador del sistema.

1- Codificación de la sugerencia

2- Clasificación de la sugerencia (reducción de inventario, mejora de ergonomía, modificación técnica…)

3- Decisión sobre implementación

4- Posible extensión a otras áreas, etc.

Lo más conveniente es procurar que sea lo más simple posible. Tamaño A4. Fotocopiable. Y con posibilidad de aprovechar el reverso.

6. Proceso de presentación y ejecución de sugerencias

En principio parece lógico que el proceso sea canalización à ejecución à seguimiento y evaluación à premio, pero también puede haber otros procesos.

En el sistema de Toyota no hay una presentación de sugerencias para su ejecución, sino para su evaluación.
El TPS sostiene que todo trabajador debe tener autonomía para idear y ejecutar sus propias mejoras, y que si necesita ayuda para realizar cualquiera de sus funciones (incluidas las mejoras) puede confiar en que la tendrá.
Extendido a las sugerencias, cuando el trabajador de Toyota realiza una mejora que él mismo ha ideado, no está sino cumpliendo con su trabajo; no espera a que la idea sea canalizada y si lo precisa recibe apoyo inmediato de su responsable directo. Cuando la sugerencia finalmente se canaliza ya está ejecutada, y lo único que queda es documentarla y evaluar posibles reconocimientos.

En la práctica no muchas organizaciones son suficientemente ágiles como para llevar a cabo este tipo de mejora; el apoyo y la motivación del personal no es tan eficiente y se requiere asegurarlo mediante procesos más complejos.

7. Proceso de evaluación de sugerencias.

En la mayoría de los casos habrá un reconocimiento directo por cada sugerencia aportada. Este reconocimiento suele venir dado en forma de dinero o regalos.

Cuando la sugerencia tiene un impacto económico es relativamente fácil de evaluar:

se selecciona un indicador que se haya visto afectado exclusivamente por la ejecución de la idea
se registra su valor antes y después de la ejecución
se cuantifica económicamente el ahorro asociado a la variación del indicador
Cuando no es posible evaluar económicamente el impacto de la sugerencia, habrá que definir criterios cualitativos a valorar; como puede ser la seguridad, el medio ambiente, la ergonomía, etc. Habrá entonces que ponderarlos y asignar una puntuación.

8. Sistema de comunicación (tablones, correos…)

Hay muchas formas de llevar a cabo la comunicación. Dependerá de las características de nuestra organización. En cualquier caso no se debe perder de vista cubrir los siguientes campos:

Definición de Sugerencia
Enumeración de áreas que se pueden mejorar (productividad, energía, métodos…) con ejemplos.
Formatos de sugerencias a disposición de todo el personal.
Ejemplos de sugerencias sencillas rellenadas.
Ejemplos de sugerencias implantadas con imágenes ANTES/DESPUÉS
Descripción del proceso a seguir.
Datos sobre el seguimiento de sugerencias recibidas.
Objetivos.
Indicadores (y su evolución)
Noticias

9. Reconocimientos

La forma de determinar el reconocimiento variará según sea la evaluación de la sugerencia:

cuantitativa (se premia con un porcentaje del ahorro que puede estar entre el 3% y el 6% con determinados límites)
cualitativa (se obtiene una puntuación que puede tendrá asociado el reconocimiento correspondiente)
En ocasiones se recurre a sistemas que supongan un reconocimiento público a los mejores sugerentes, aprovechando acontecimientos en la organización que reúnan al grueso de la plantilla.

Hay en cualquier caso un factor higiénico fundamental para motivar al personal en la presentación de sugerencias y es contar con el apoyo necesario para hacerlas realidad. Habrá personas para las que ver su idea puesta en práctica sea el reconocimiento más importante.

10. Lanzamiento

El lanzamiento de un sistema de sugerencias en muchos casos viene caracterizado por la siguiente curva:

Durante la fase de lanzamiento tendremos:

  • Clara implicación de la dirección
  • Campaña de promoción
  • Todo el personal volcado con el sistema
  • Las ideas latentes salen a la luz

Seguidamente, en el peor de los casos puede ocurrir:

que los responsables de la implantación/evaluación no acaben de ver en el sistema de sugerencias una obligación ni una ventaja para su propio trabajo
que el número de sugerencias exceda las expectativas y los recursos originalmente asignados sean insuficientes
que los sugerentes no vean cubiertas sus expectativas de apoyo
Para prevenirlo tendremos que manejar dos curvas:

  • curvas de sugerencias recibidas
  • curvas de sugerencias ejecutadas

De ahí obtendríamos una tercera curva, que sería la de “sugerencias pendientes de implantación”, que debería ser más o menos constante.

El mantenimiento del sistema de sugerencias consume recursos, pero hecho simple sus beneficios pueden compensar con creces los esfuerzos.

Factores clave para el éxito

1- Implicación del personal

Especialmente al inicio se debe poner cuidado en llevar a cabo rápidamente la implantación de las ideas para generar confianza en el sistema.

2- Organización eficiente

3- Comunicación y formación de los responsables

Antes del lanzamiento, las personas con personal a su cargo deben conocer como funciona y despejar posibles dudas para facilitar su intervención

4- Duración del programa

En algunos casos ésta puede ser limitada para evaluar la respuesta y la capacidad de los recursos asignados

5- Remarcar el interés por obtener ideas sencillas

Es mejor obtener muchas ideas sencillas (de bajo impacto) que pocas ideas complicadas. La mejora debe ser continua en pequeños pasos

6- Divulgar las sugerencias implantadas

7- Evaluar e implantar con rapidez

8- Participación del sugerente en la implantación

9- Recompensar económicamente las propuestas aceptadas

10- Empezar con experiencias piloto

11- Definir con claridad los objetivos que se persiguen con el programa

12- Sistema de selección de ideas transparente, facilitar la interacción con los evaluadores

En el caso en que una idea no cumpla con los requisitos de la definición o no sea viable, deben comunicarse las causas al sugerente personalmente y de forma muy clara

13- Sistema para presentar una sugerencia simple y claro

14- Usar indicadores medibles para identificar el éxito de las propuestas implantadas

15- Cultura empresarial que estimule la creatividad y la participación