El Informe A3 de Toyota

El Informe A3 de Toyota

El “Informe A3”:

Es un informe, es decir, sirve para transmitir información que puede condicionar las actuaciones de sus destinatarios (para tomar decisiones, llevar a cabo acciones, etc.)
una hoja de papel tamaño DIN A3. Es decir, un espacio manejable pero limitado para expresarse.
Normalmente habrá que tener las cosas muy claras para poder ser tan preciso como para contarlo todo en un formato A3. Luego por una parte previene ambigüedades y por otra reduce el esfuerzo de los demás para entenderlo.

El Informe A3 es sin embargo mucho más que un informe, ya que obliga a seguir una disciplina concreta que lleva a abordar los problemas de una forma muy ordenada y eficaz.

El formato se divide en varios cuadros que deben rellenarse en un orden concreto trabajando sobre cada uno de ellos.

Podemos encontrar diferente número de cuadros pero se deben recoger los siguientes puntos esenciales:

1- Definición del problema

Definición clara y concisa del problema.
Utilizar en la medida de lo posible datos cuantitativos.
Detallar lo que sea necesario para hacer el problema comprensible.

2- Situación actual

El problema se produce en el ámbito de un proceso. En este punto se debe describir ese proceso tomando datos reales.
Utilizar esquemas y diagramas (pareto, flujogramas…)
Utilizar en la medida de lo posible datos cuantitativos.
Resaltar el problema dentro del proceso.

3- Análisis de las causas

Mostrar gráficamente análisis y conclusiones: 5-porqués, Ishikawa…

4- Situación objetivo

Representar gráficamente cuál sería la situación ideal, incluyendo los mismos indicadores que en la “situación actual”.

5- Plan de Acción

Tenemos una descripción esencial del problema, tenemos identificadas las causas y tenemos los objetivos; ahora definimos las acciones indicando quién hace qué, cómo, cuándo…

6 – Seguimiento

El Informe A3 también ha de servir para poder ver en todo momento en qué situación están las acciones definidas. Pero además muestra de forma clara qué se pretende conseguir con esas acciones.

7- Resultados

El cierre del informe nos debe mostrar qué se consiguió, de modo que podamos:

Tener un registro sencillo pero fiable de toda la resolución del problema.
Podamos extender las conclusiones a otros problemas.

Algunas advertencias para realizarlo eficazmente:

El Informe A3 debe empezar a aprovecharse desde su inicio, ya que cada apartado es la base de los siguientes.

No caer en la tentación de reducir el tamaño de letra o gráficos para encajar más información.
Si no hay espacio suficiente, analizar qué es verdaderamente importante y dejar sólo lo imprescindible.

Los primeros pasos son fundamentales. Es vital tener claro cuál es el problema. El proceso debe observarse personalmente y contar con la colaboración de todos los implicados en él. El análisis por su parte puede llevar tiempo y esfuerzo a realizar en equipo.

No se debe definir la situación objetivo sin contar con el análisis de las causas, como tampoco se deben definir acciones sin contar con la situación objetivo. Cada paso se basa en los anteriores y debe ser completado de forma ordenada.

8 comentarios en “El Informe A3 de Toyota”

  1. Soy analista financiero pero enfocado a procesos de manufactura y la lectura de este articulo me facilito entender el uso de esta herramienta. Las recomendaciones finales son un buen “cierre” para quienes no aplicamos día a día los procesos de Lean Manufacturing.

    • Gracias por tu comentario. Te animo a utilizar esta herramienta. Espero que te llegue a ser tan útil como ha sido para mi. Estaré encantado de aclararte cualquier duda al respecto.

  2. Buen día,

    Muy buena explicación, soy técnico de calidad y e manejado A3 en mi antigua empresa, en la empresa actual donde laboro, hay mucha área de oportunidad en análisis de causa raíz y esto puede funcionar sin ningún problema y seria entendible para personal como yo que estamos en piso

    Saludos,

    • Me alegro de que lo consideres así. Cabe la posibilidad también de incluir en el propio A3 un diagrama de espina de pescado y casillas para asegurar que se analiza según los cinco porqués para hacer su uso aún más sencillo cuando se está aprendiendo. Es sólo una idea.
      Saludos

    • Hola. Internet está repleta de ejemplos de A3, unos mejores que otros. Pero entiendo que todo esto podría ser insuficiente para poder aplicarlo correctamente. Tu pregunta me ha hecho darme cuenta (gracias!). No quisiera simplemente despertar vuestro interés sobre esta herramienta sino enseñaros a utilizarla. Estoy trabajando actualmente en la creación de formación online y trataré de ponerla a vuestra disposición lo antes posible.

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