Los 5 fallos de las 5S. Por qué nos cuesta tanto implantar con éxito las 5S (y cómo conseguirlo)

Los 5 fallos de las 5S. Por qué nos cuesta tanto implantar con éxito las 5S (y cómo conseguirlo)

Resumen: Implantar con éxito las 5S es una de las claves para tener éxito en la implantación del Lean Manufacturing en cualquier organización. Sin embargo, me atrevería a decir que la mayoría de los intentos de implantación de 5S no son exitosos. A menudo se falla. Se trata de implantar de forma incorrecta o sólo parcialmente. O bien se llega a un nivel aceptable, pero resulta imposible sostenerlo. ¡Toda una lástima después de los esfuerzos realizados! En este artículo se enumeran los fallos principales y qué hacer al respecto.

En principio podría pensarse que tratar de poner en práctica en nuestra empresa un método para conseguir orden y limpieza desarrollado a 10.000km de distancia es algo descabellado… ¿Que funcione en Japón quiere decir que debería funcionar aquí? Pero cuando vemos en qué consiste el método de las 5S, nos damos cuenta de que es puro sentido común. De modo que sí, ¡debería funcionar también aquí!La primera etapa, llamada “Seiri” en japonés, se dedica a identificar elementos innecesarios de entre todo lo que existe en nuestra área de trabajo. Estos elementos son retirados, de forma que todo lo que queda es material necesario.En este punto no se suele fallar. Es lógico que puestos a ordenar primero retiremos todo aquello que no necesitamos. Diría que el 90% de la gente hace esto bien, con algunas salvedades en las que no se llega a definir correctamente qué se considera necesario, o en el que el “lo dejamos por si acaso” tiene un peso exagerado.En la segunda etapa, “Seiton” en japonés, ordenamos lo que ha quedado en el área, los “elementos necesarios”. Un lugar para cada cosa y cada cosa en su sitio. No tiene gran misterio. También se suele hacer bien.En la tercera etapa, “Seiso”, que traduciríamos como “limpiar”, empezamos a liarnos:

Primer fallo: El resultado de la tercera etapa “Seiso-Limpiar” no es un área de trabajo limpia y reluciente, sino la adaptación del área para:

  • prevenir la suciedad (que en el futuro haya que limpiar lo mínimo posible),
  • facilitar la limpieza (que lo que haya que limpiar lo limpiemos con facilidad) y 
  • estandarizar la limpieza (que sepamos quién, cuándo, cómo y con qué debemos limpiar)

Sin embargo, a menudo se olvida esto. Se hace una limpieza exhaustiva sobre un área en el que hemos retirado elementos innecesarios y tenemos todo lo necesario bien ordenado. El resultado es fantástico. La “foto de después” no deja lugar a dudas de que se ha hecho un buen trabajo. He aquí el Segundo Fallo: La autocomplacencia a mitad del camino. El área está irreconocible en la tercera etapa. Genial. ¡Vamos a celebrarlo! No. Lo siento, aquí es donde la mayoría de las implantaciones de 5S acaban muriendo. Esto no es más que un zafarrancho de limpieza bien ejecutado, pero no es 5S.La cuarta etapa “Seiketsu” corresponde a la “estandarización”. Esto es fundamental. Si ponemos las 5S en práctica es porque queremos un cambio, pero ¿qué cambio? Debemos definir claramente cuáles son las condiciones de orden y limpieza que queremos mantener. Ese será nuestro nuevo estándar. Y en esta etapa debemos definir cómo identificar en adelante desviaciones del estándar y corregirlas. Pero lamentablemente estamos tan encantados con lo ordenado y reluciente que ha quedado el área que no nos acabamos de creer que el trabajo no haya terminado aun. 

Tercer fallo: No tener la firme determinación de querer cambiar la forma de actuar.No se trata de simple respeto a las condiciones de orden y limpieza. Se trata de trabajar de forma distinta. De introducir nuevas pautas de trabajo que incluyan el mantenimiento del nuevo nivel de orden y limpieza.

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Cuarto fallo: olvidarnos de que lo que buscamos no es transformar el área de trabajo sino a las personas que trabajan en él.El secreto para la implantación de las 5S está en su propio nombre: 5S. Si no se alcanza la quinta etapa la sustentación es imposible y el área, aunque nos pese, volverá a tener el aspecto que tenía originalmente.¡Se trata de afianzar hábitos! Esto es lo que busca la quinta etapa “Shitsuke” o “sostener”. No por hacernos una liposucción y ponernos un chándal nos convertimos en atletas. El atleta no es el que tiene cuerpo de atleta sino mentalidad de atleta. Con el hábito afianzado el éxito está asegurado. Sin el hábito afianzado solo podemos confiar en que tendremos disciplina suficiente para mantener lo conseguido hasta que realmente forme parte del ADN de nuestra organización y las 5S se mantengan solas.

Quinto fallo: No entender por qué hacemos lo que hacemos. OK. Sí, las 5S funcionan. Funcionan en Japón y funcionan en cualquier parte del mundo. Pero si tratamos de ponerlas en práctica de forma mecánica sin saber por qué hacemos lo que hacemos, corremos el riesgo de cometer errores que dificultarán la sustentación. Por ejemplo, no se trata de marcar con cinta cada objeto que hay encima de tu mesa para que tengan un lugar definido. Se trata, entre otras cosas, de definir medios para asegurar un determinado estándar de orden y limpieza en el área en cuestión. Si eso requiere marcar con cinta cada rincón de tu espacio, hazlo, y si no, no te exijas más de la cuenta. Y mantén el sistema vivo. Rectifica si te equivocas y asume que siempre puedes mejorar. En resumen, mi conclusión después de muchos años es que es más frecuente fallar que tener éxito. Pero no me cabe duda de que intentarlo merece la pena. Tan sólo espero que estas líneas sean útiles para que cualquier implantador aprenda más rápido de estos típicos errores y consiga una implantación exitosa de las 5S lo antes posible, como punto de partida de una transformación que merece la pena llevar a cabo.

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